Privacyverklaring

Hoe gaat SPWKN om met persoonsgegevens?

Stichting Pensioenfonds Wolters Kluwer Nederland (SPWKN) gaat zorgvuldig en vertrouwelijk om met persoonsgegevens. Zo houden wij ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die op 25 mei 2018 in werking is getreden. Wij registreren en verwerken persoonsgegevens enkel en alleen voor onze dienstverlening.

Hieronder leggen wij uit met welke persoonsgegevens wij werken en hoe wij daarmee om gaan. Ook leest u meer over de beveiliging en geheimhouding van persoonsgegevens.

Waarom verwerkt SPWKN persoonsgegevens?

  • Om (administratieve) werkzaamheden te kunnen verrichten die nodig zijn voor een goede uitvoering van de statuten en de pensioenregeling. Daar hoort ook bij dat wij over actuele persoons- en relatiegegevens beschikken zodat wij contact met u en eventueel uw partner, gezinsleden of werkgever kunnen onderhouden
  • Om u tijdig van juiste informatie te kunnen voorzien
  • Voor het nakomen van wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld het versturen van uw jaarlijkse pensioenoverzicht
  • Om fraude te voorkomen en te bestrijden, en om de veiligheid en integriteit te waarborgen van onze participanten[1], onze organisatie en medewerkers en de financiële sector
  • Voor statistische analyses, zoals bijvoorbeeld de verplichte opgave aan het Centraal Bureau voor de Statistiek

Van wie verwerkt SPWKN persoonsgegevens?

  • (Gewezen) deelnemers
  • Gepensioneerden
  • Partners, ex-partners en wezen (als zij recht hebben op wezenpensioen) van de (gewezen, gepensioneerde) deelnemer

Met welke persoonsgegevens werkt SPWKN?

SPWKN registreert enkel en alleen persoonsgegevens die relevant zijn voor het verrichten van onze werkzaamheden. Hieronder vallen de volgende gegevens:

  • Naam, voorletters
  • Geboorte- en eventuele overlijdensdatum
  • Burgerservicenummer (BSN)
  • Woonadres
  • Woonplaats
  • Correspondentieadres
  • Geslacht
  • Relatiegegevens: partner, ex-partner en eventuele kinderen
  • Dienstverbandgegevens bij aangesloten werkgever, inclusief soort dienstverband, salarisgegevens, vakantietoeslag en deeltijdfactoren
  • Arbeidsongeschiktheidsgegevens
  • Bankrekeningnummer
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Informatie over de opgebouwde en nog op te bouwen pensioenaanspraken
  • Alle relevante correspondentie betreffende pensioenaanspraken

Van wie ontvangt SPWKN persoonsgegevens?

  • U of uw wettelijke vertegenwoordiger
  • De werkgever die bij SPWKN is aangesloten
  • Basisregistratie personen
  • UWV
  • Belastingdienst
  • Sociale Verzekeringsbank
  • Gerechtsdeurwaarders en incassobureaus
  • Eerdere of latere pensioenverzekeraar(s) van u in geval van waardeoverdracht van pensioenaanspraken
  • CAK (instantie die de eigen bijdragen voor de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten en de Wet maatschappelijke ondersteuning berekent en incasseert)
  • Andere natuurlijke personen, instellingen en organisaties die u heeft gemachtigd om gegevens te verstrekken

Mutatie van uw persoonsgegevens vindt alleen plaats op basis van verifieerbare en geverifieerde informatie.

Aan wie verstrekt SPWKN persoonsgegevens?

Wij verstrekken zonder toestemming geen persoonsgegevens aan derden, tenzij de wet of de uitvoering van het pensioenreglement ons dat verplichten of indien dat nodig is om ons werk te kunnen verrichten. Dit kan bijvoorbeeld UWV, de gemeente, de belastingdienst, het CAK of (in geval van een waardeoverdracht) een eerdere of latere pensioenverzekeraar zijn.

Recht op inzien en correctie persoonsgegevens ('Recht op inzage')

Wij houden uw gegevens graag actueel. Wilt u weten of alle gegevens die wij van u hebben juist zijn? Dan heeft u recht op inzage (Art. 15 AVG) en kunt u ons vragen welke persoonsgegevens van u bekend zijn. Wij verstrekken u vervolgens binnen 4 weken een overzicht van uw persoonsgegevens. Bevat dit overzicht onjuistheden? Dan kunt u ons schriftelijk een correctie doorgeven. U kunt een brief sturen naar het contactadres dat bij “Andere vragen” vermeld staat. SPWKN kan uw verzoek alleen in behandeling nemen als zij uw identiteit kan vaststellen. SPWKN neemt daarom schriftelijk of telefonisch contact met u op. Binnen 4 weken ontvangt u bericht of SPWKN aan uw verzoek kan voldoen.

Recht van verzet tegen verwerking persoonsgegevens of verwijdering van persoonsgegevens ('Recht van bezwaar')

U kunt “verzet” aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden of verwijdering van persoonsgegevens aanvragen. Stuur SPWKN dan een brief met uw motivatie. De contactgegevens staan vermeld bij “Andere vragen”. Wij zullen binnen 4 weken na ontvangst van het verzet beoordelen of dit gerechtvaardigd is en u informeren over de beslissing.

Recht op vergetelheid

Is er geen goede reden (meer) voor SPWKN om uw gegevens nog langer te verwerken? Dan is het belangrijk dat SPWKN uw gegevens wist. U heeft namelijk recht op vergetelheid, dus dat de organisatie u ‘vergeet’. U kunt in een aantal gevallen aan een organisatie vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen. Maar let op: het is vaak niet mogelijk om ál uw gegevens te laten verwijderen.

Wanneer geldt het recht op vergetelheid wel?

In de volgende situaties moet een organisatie uw persoonsgegevens wissen:

  • SPWKN heeft uw persoonsgegevens niet meer nodig voor het doel waarvoor de organisatie ze heeft verzameld of waarvoor de organisatie ze verwerkt.
  • U trekt eerder gegeven toestemming aan SPWKN, voor het gebruik van uw gegevens, in.
  • U maakt bezwaar tegen het gebruik van uw gegevens.
  • SPWKN houdt zich niet aan de privacyregels bij het gebruik van uw persoonsgegevens. Bijvoorbeeld omdat er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking.
  • De wettelijk bepaalde bewaartermijn verlopen. SPWKN is wettelijk verplicht om uw gegevens na bepaalde tijd te wissen.
  • Uw kind is jonger dan 16 jaar en zijn of haar persoonsgegevens zijn verzameld via een app of website. Of uw eigen gegevens zijn op die manier verzameld toen u jonger was dan 16 jaar.

Wanneer geldt het recht op vergetelheid niet?

Er is een aantal uitzonderingen op het recht op vergetelheid. Bijvoorbeeld als SPWKN wettelijk verplicht is om uw gegevens te gebruiken of een bepaalde tijd te bewaren. Dan mag SPWKN uw gegevens niet wissen als u dat vraagt.

Recht op overdraagbaarheid /dataportabliteit

De AVG geeft u het recht op dataportabiliteit, oftewel overdraagbaarheid van persoonsgegevens. Het houdt in dat u het recht heeft om de persoonsgegevens te ontvangen die wij van u hebben. Zo kunt u uw gegevens bijvoorbeeld makkelijk doorgeven aan een ander pensioenfonds of verzekeraar. Ook kunt u ons vragen om uw gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie. Indien u van dit recht gebruik wilt maken neemt u dan contact met ons op. De contactgegevens staan vermeld bij “Andere vragen”. Wij zullen u binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek informeren.

Welke maatregelen treft SPWKN voor de beveiliging en geheimhouding van persoonsgegevens?

  1. SPWKN heeft de nodige technische en organisatorische voorzieningen getroffen om de persoonsgegevens van participanten te beschermen tegen verlies of beschadiging en heeft in een uitgebreide procedure vastgelegd hoe er gehandeld dient te worden bij een datalek
  2. Verder zijn de nodige voorzieningen aanwezig die waarborgen dat vervanging of herstel kan plaatsvinden bij verlies of beschadiging van persoonsgegevens van participanten
  3. Onze medewerkers zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens die zij verwerken, behalve wanneer zij vanwege de wet verplicht zijn de gegevens te verstrekken. Dit geldt ook als hun werkzaamheden vragen om de gegevens uit noodzaak te verstrekken. Bijvoorbeeld aan nabestaanden bij overlijden van een participant. Uiteraard zal vóór het verstrekken van gegevens aan nabestaanden de identiteit van die nabestaanden worden vastgesteld
  4. Als het noodzakelijk is om persoonsgegevens met derden te delen, zijn er met deze derden verwerkersovereenkomsten[2] gesloten of andere afspraken omtrent privacy gemaakt

Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard?

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of waarvoor ze worden verwerkt. Dit is overigens in de praktijk vaak een lange periode. Persoonsgegevens worden in ieder geval bewaard zolang een participant nog aanspraken heeft en in leven is of na diens overlijden zolang er nog nabestaanden in leven zijn. Wij hanteren een bewaartermijn van 35 jaar na het overlijden van de participant. Sommige gegevens bewaren wij een bepaalde periode omdat de wet ons dat verplicht. Het uitgangspunt is dan de wettelijke bewaartermijn.

Andere vragen?

Heeft u andere vragen over dit privacyreglement of de verwerking van uw persoonsgegevens? Stuur dan een brief naar de functionaris gegevensbescherming van SPWKN, mevrouw Bea Lefeber, Postbus 23, 7400 GA Deventer of een e-mail aan bea.lefeber@pensioen-wk.nl.

[1] Deelnemers, gewezen deelnemers, gepensioneerden, partners, ex-partners en wezen (als zij recht hebben op wezenpensioen) van de (gewezen) deelnemer of gepensioneerde.↩

[2] Is een overeenkomst met een derde partij die in opdracht van SPWKN persoonsgegevens verwerkt en/of toegang heeft tot die gegevens. Deze overeenkomst bepaalt de scope van de activiteiten van de verwerker, evenals de instructies die de verwerker dient op te volgen, steeds in opdracht van de verantwoordelijke SPWKN.↩